Z hesabat nədir: X və Z hesabatı, kassa növbəsini düzgün açmaq və bağlamaq

Növbənin sonunda kassir pulu sayır, menecer «Z vur» deyir, sahibkar səhər Z-hesabatın şəklini istəyir. Amma Z hesabat nədir və hansı Z-dən söhbət gedir? Restoranda bu ad altında ən azı iki fərqli sənəd olur: nəzarət-kassa aparatının (NKA) fiskal Z-hesabatı və kassa proqramının növbə hesabatı. Bunlar fərqli işlər görür və bir-birini əvəz etmir.

Burada X və Z hesabatının fərqini, kassa növbəsini necə açmaq və bağlamaq lazım olduğunu və kassada pul tutmayanda haradan axtarmağı addım-addım izah edirik.

X və Z hesabatı: fərq bir cədvəldə

Sadə dillə: X-hesabat «indiyə qədər nə olub» sualına cavab verir və heç nəyi dəyişmir. Z-hesabat növbəni bağlayır və yekunu qeyd edir. X-i gündə neçə dəfə istəsəniz çıxara bilərsiniz, məsələn kassir dəyişəndə və ya axşam pikindən əvvəl.

Z hesabat nədir: NKA-nın Z-hesabatı və kassa proqramının Z-hesabatı

Ən çox qarışıqlıq buradan yaranır.

NKA-nın fiskal Z-hesabatı

NKA (onlayn kassa, e-kassa) qonağa fiskal çek verən və vergi orqanı ilə bağlı olan aparatdır. Dövlət Vergi Xidmətinin onlayn kassa bukletinə görə, e-kassa vasitəsilə vurulan çeklər fiskal identifikatorla formalaşır və məlumatlar Dövlət Vergi Xidmətinin informasiya sisteminə ötürülür. NKA-nın da öz növbəsi var: o, NKA-nın öz menyusundan açılır və bağlanır, bağlanış isə fiskal Z-hesabatla olur.

Bu, hüquqi sənəddir. NKA-nın istismar qaydaları Nazirlər Kabinetinin 1 avqust 2019-cu il tarixli 338 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilib. NKA-da növbəni nə vaxt və necə bağlamaq lazım olduğunu NKA operatorunuzun təlimatından və Dövlət Vergi Xidmətinin rəsmi materiallarından dəqiqləşdirin. Biz burada müddət barədə hökm vermirik.

NKA ilə restoran proqramının fərqini ayrıca yazımızda ətraflı izah etmişik.

Bank POS-terminalının gün sonu

Kartla ödəniş qəbul edən bank terminalının da öz gün sonu hesabatı var. Ona «gün sonu», «Z-hesabat» və ya «сверка итогов» deyirlər. «Pos terminal z hesabat» axtaranlar adətən məhz bunu axtarır. Proseduru bankınız müəyyən edir. NKA-ya inteqrasiya olunmuş terminallarda qaydalar fərqli ola bilər, bunu da NKA operatorundan və bankdan soruşun.

Kassa proqramının Z-hesabatı

Restoran kassa proqramındakı Z-hesabat idarəetmə hesabatıdır. O, vergi orqanı üçün yox, sizin üçündür: növbədə nə satılıb, kim nə qaytarıb, kassada nə qədər pul olmalıdır və nə qədər var. Fiskal sənəd deyil və NKA-nın Z-hesabatını əvəz etmir.

Üç hesabatı tutuşdurun

Növbənin sonunda bir dəqiqə ayırıb üç rəqəmi müqayisə edin:

1. Kart: kassa proqramında «Kart» məbləği bankın gün sonu hesabatı ilə üst-üstə düşməlidir.
2. Nağd: kassa proqramında nağd satış NKA-da nağd vurulan çeklərlə müqayisə olunmalıdır.
3. Fərq varsa: ya qonağa fiskal çek verilməyib, ya ödəniş üsulu səhv seçilib (kart əvəzinə nağd və ya əksinə), ya da qaytarma yalnız bir sistemdə edilib.

Bu üç rəqəm hər gün tutursa, həm vergi riski, həm də kassada itki azalır. Fiskal çek verməməyin nəticələri haqqında nəzarət kassa aparatı haqqında yazımızda danışmışıq.

Növbəni açmaq: başlanğıc məbləğ və ilk yoxlama

Növbə həmişə pulu saymaqla başlayır.

1. Başlanğıc məbləği sayın. Bu, xırda pul üçün kassada saxlanan məbləğdir, məsələn 150 ₼: əskinaslar və qəpiklər ayrıca.
2. Sayılan məbləği proqrama yazın. Ötən növbə ilə fərq varsa, dərhal menecerə deyin, axşama saxlamayın.
3. NKA-da və bank terminalında növbəni yoxlayın. Aparatlar işləyirmi, kağız varmı, internet varmı.
4. Bir kassaya bir məsul. İki kassir eyni pul qutusu ilə işləyəndə fərqin kimdə olduğunu tapmaq mümkün deyil.

Gün ərzində: inkassasiya, xərclər, qaytarmalar

Pul qutusundan pul yalnız qeydlə çıxır və yalnız qeydlə girir.

• Mədaxil: xırda pul seyfdən gətirildi? Kassada «mədaxil» kimi yazın.
• Məxaric və inkassasiya: axşam pul çox yığılıb və 500 ₼ seyfə aparılır? Bu, «məxaric»dir, səbəbi ilə.
• Kassadan xərc: çörək sexinə 100 ₼ nağd ödənildi? Xərc kimi yazın: kateqoriya, kimə və qeyd. Kağız qəbzi saxlayın.
• Qaytarma: qonağa pul qaytarılırsa, qaytarma ödəniş üsulu ilə vurulur. Kartla ödənmiş çekin pulunu nağd qaytarmaq ən riskli əməliyyatdır.
• X-hesabat: kassir dəyişəndə və ya axşam pikindən əvvəl X çıxarın və qutudakı pulu gözlənilən məbləğlə müqayisə edin. Səhvi saat 15:00-da tapmaq gecə 01:00-dan asandır.

Növbəni bağlamaq: saymaq, fərq, Z

Kassada olmalı olan pul bu düsturla hesablanır:

Gözlənilən = növbənin əvvəli + nağd satış − nağd qaytarma + mədaxil − məxaric

Nümunə (şərti rəqəmlər):

Bağlanış qaydası:

1. Açıq masaları yoxlayın: ödənilməmiş çek qalmasın.
2. Pulu gözlənilən məbləğə baxmadan sayın, sonra müqayisə edin. Belə saymaq daha dürüst nəticə verir.
3. Sayılan məbləği proqrama yazın və Z-hesabatı bağlayın.
4. Fərq varsa, səbəbini elə həmin gün qeyd edin.
5. NKA-da fiskal növbəni NKA-nın qaydasına uyğun bağlayın.
6. Növbəti növbə üçün başlanğıc məbləği kassada saxlayın, qalanını seyfə və ya banka təhvil verin.

Kassa niyə tutmur: 7 tipik səbəb

1. Qalıq səhv verilib. Pik saatda 20 ₼ əvəzinə 50 ₼-lıq hesabla qalıq vermək asandır.
2. Ödəniş üsulu səhv seçilib. Qonaq kartla ödəyib, kassada «nağd» basılıb, və ya əksinə. Kart məbləği bankla tutmayacaq, nağd isə qutu ilə.
3. Xərc və ya inkassasiya yazılmayıb. Pul seyfə aparılıb və ya kuryerə verilib, amma kassada qeyd yoxdur.
4. Qaytarma bir sistemdə edilib. Qonağa pul qaytarılıb, amma proqramda qaytarma vurulmayıb.
5. Başlanğıc məbləğ səhv sayılıb. Səhər «150» yazılıb, qutuda isə 130 olub.
6. Çaypulu qutudan götürülüb. Kartla verilən çaypulu nağd olaraq qutudan götürülürsə, qutuda kəsir yaranır. Çaypulunun qaydasını əvvəlcədən müəyyən edin.
7. Satış kassaya vurulmayıb. Ən pis səbəb: qonaq ödəyib, sifariş sistemdə yoxdur. Bu halda adətən qutuda artıq pul qalır və «götürülür». Belə sxemləri restoranda oğurluq haqqında yazımızda ətraflı təsvir etmişik.

Çatdırılma ilə işləyirsinizsə, səkkizinci səbəb kuryerlərdəki nağd puldur: kuryer pulu hələ təhvil verməyibsə, o pul qutuda yoxdur və gözlənilən məbləğə də daxil edilməməlidir.

Dishment-də növbələr, X və Z

Dishment-in kassa proqramında növbə hər kassa üçün ayrıca açılır və bağlanır. Yeni növbə ötən növbənin bağlandığı məbləği başlanğıc kimi təklif edir. Gün ərzində mədaxil, məxaric və kassadan xərclər (kateqoriya və «kimə» ilə) birbaşa kassadan yazılır. Proqram kassada olandan çox pulun çıxarılmasına imkan vermir. Səhv yazılmış xərci menecer növbə açıq ikən düzəldir və ya səbəbini yazıb silir: silinən xərc siyahıda üstündən xətt çəkilmiş qalır, kim və niyə sildiyi görünür.

X-hesabatı növbənin istənilən anında çap etmək olar, növbə bağlananda isə Z-hesabat özü çap olunur. Hər iki hesabatda satış, qaytarmalar, endirimlər, xidmət haqqı, çaypulu, sifarişlərin sayı və ödəniş üsulları üzrə məbləğlər var. «Nağd pul» blokunda bu yazıdakı sətirlər var: növbənin əvvəli, nağd satış, nağd qaytarma, mədaxil, məxaric, gözlənilən, Z-də isə sayılan məbləğ və fərq. Kassadan hər çıxarış saatı və alanı ilə ayrıca sətirdə görünür. İstəsəniz, X və Z hesabatına kateqoriyalar üzrə satılan yeməklər də əlavə olunur. Çatdırılma modulu ilə kuryerlərdən qəbul edilən pul və hələ kuryerlərdə qalan nağd da ayrıca göstərilir.

X, Z, növbənin açılması, bağlanması və mədaxil-məxaric ayrı-ayrı hüquqlardır, hər biri isə audit jurnalında işçinin adı ilə qalır. Back Office-də hesabatlarda hər növbənin Z-hesabatı, çekləri və mədaxil-məxarici bir kliklə açılır.

Dishment NKA deyil və fiskal çek vurmur: o, müəssisənin NKA-sı ilə yanaşı işləyir. Fiskal çek və NKA-nın Z-hesabatı NKA-da qalır.

Z-hesabatı Telegram-da almaq

Səhəri Z-hesabatın şəklini gözləməklə başlamaq lazım deyil. Bildirişlər modulu qoşulubsa, gün bağlanan kimi Telegram-a günün gəliri, sifarişlər, orta çek, ödəniş üsulları, ləğvlər və qaytarmalar haqqında mesaj gəlir. Hər alıcı üçün müəssisələri və hadisələri ayrıca seçmək olar: sahibkar hamısını, filial meneceri öz filialını alır.

Kassa fərqlərini əl ilə izləmək istəmirsinizsə, İtki nəzarəti modulu növbə bağlananda kassa çatışmazlığını, kartla ödənmiş çekin nağd qaytarılmasını və digər şübhəli halları özü tapır, ciddi halları isə dərhal Telegram-a göndərir.

Tez-tez verilən suallar

X hesabat nədir?

Növbə ərzində çıxarılan aralıq hesabatdır: indiyə qədərki satışı və kassada olmalı olan pulu göstərir, növbəni bağlamır. Onu istənilən qədər çıxarmaq olar.

Z hesabat nedir və növbəni bağlayırmı?

Bəli. Z-hesabat növbənin yekun hesabatıdır və onu bağlayır. Kassa proqramının Z-hesabatı idarəetmə sənədidir, NKA-nın fiskal Z-hesabatı isə ayrıca hüquqi sənəddir.

NKA-da Z-hesabatı nə vaxt vurmaq lazımdır?

Bunu NKA-nın istismar qaydalarına və NKA operatorunuzun təlimatına uyğun edin. Dəqiq tələbi operatordan və ya Dövlət Vergi Xidmətindən soruşun.

Kassa proqramının Z-hesabatı NKA-nın Z-hesabatını əvəz edirmi?

Xeyr. Kassa proqramının Z-hesabatı daxili hesabatdır. NKA-nın fiskal növbəsi NKA-da ayrıca bağlanır.

POS terminalda Z hesabat necə çıxarılır?

Bank terminalında bunun adı adətən «gün sonu»dur və menyuda ayrıca əmr kimi durur. Dəqiq ardıcıllığı bank müəyyən edir, ona görə terminalı quran bankın təlimatına baxın. Hesabatı çap edəndən sonra kartla ödənişlərin cəmini NKA-nın və kassa proqramının Z-hesabatındakı kart sətri ilə tutuşdurun.

«Zet vurmaq» nə deməkdir?

Kassirlərin danışığında bu, NKA-da Z-hesabatı çap edib fiskal növbəni bağlamaq deməkdir. Zet vurulandan sonra həmin növbəyə yeni satış yazılmır, növbəti satış artıq yeni növbəyə düşür.

Kassada artıq pul çıxsa nə etməli?

Artıq pul da fərqdir. Çox vaxt səbəb səhv seçilmiş ödəniş üsulu və ya vurulmamış satışdır. Pulu «öz cibinə» qoymayın: fərqi qeyd edin və səbəbini axtarın.