Anbar uçotu: restoranda necə təşkil etmək (Excel şablonu və nümunə ilə)

Ayın sonunda sayım edirsiniz: kağıza görə anbarda 20 kq düyü olmalıdır, rəfdə isə 14 kq var. Altı kiloqram hara getdi? Xarab olub, porsiyalar böyük qoyulub, yoxsa kimsə evə aparıb? Düzgün anbar uçotu olmayanda bu suala cavab yoxdur, olanda isə fərqi günə, sənədə və hətta yeməyə qədər izləmək mümkündür.

Bu yazı restoranda, kafedə və ya çayxanada anbar uçotunun təşkili üçün praktik bələdçidir: 7 addım, hansı sənədlər lazımdır, anbar uçotu kitabının nümunəsi, Excel şablonu, orta qiymətin hesablanması və minimum qalıq. Bütün rəqəmlər AZN ilə və nümunədir.

Anbar uçotu nədir və restoranda niyə vacibdir

Anbar uçotu xammalın anbara daxil olmasının, sərf olunmasının və qalığının sənədlərlə izlənməsidir. Onun bütün məntiqi bir düsturdadır:

Son qalıq = başlanğıc qalıq + mədaxil − sərf − silinmə − köçürmə

Bu düsturla hesablanan qalıq «nəzəri» qalıqdır. Sayımda tapılan isə «faktiki» qalıqdır. Aradakı fərq restoranın ən dəyərli rəqəmlərindən biridir: o, itkini, oğurluğu, səhv porsiyanı və ya yazılmamış silinməni göstərir.

Restoranda anbar uçotu üç səbəbdən vacibdir:

• Maya dəyəri. Plovun neçəyə başa gəldiyini bilmək üçün düyünün və ətin real alış qiymətini və sərfini bilmək lazımdır. Hesablama qaydası food cost yazısındadır.
• Nəzarət. Uçot olmayan yerdə itki görünmür. Hər hərəkət sənədlə olanda «buxarlanma» azalır.
• Tədarük. Nəyin nə vaxt bitəcəyini bilirsiniz və cümə axşamı düyüsüz qalmırsınız.

Anbar uçotunun təşkili: 7 addım

1. Xammal kataloqu yaradın

Hər məhsula bir sətir: kod, ad, ölçü vahidi (kq, l, ədəd), kateqoriya. Vahidi bir dəfə seçin və dəyişməyin. Yağı bəzən litrlə, bəzən «qab»la yazsanız, qalıq heç vaxt tutmayacaq. Eyni məhsulun iki adı da olmasın: «mal əti» və «mal əti (lətli)» fərqli məhsuldursa, ayrı kod verin.

2. Saxlama yerlərini və məsul şəxsi təyin edin

Quru anbar, soyuducu, dondurucu, bar. Hər yerin bir məsulu olsun: anbardar, kiçik müəssisədə isə menecer və ya baş aşpaz. Anbarın açarı hamıda olanda heç kim cavabdeh deyil.

3. Başlanğıc sayım aparın

Uçot sıfırdan deyil, faktiki qalıqdan başlayır. Hər şeyi çəkin və sayın, hər məhsulun alış qiymətini yazın. Bu, ilk «başlanğıc qalıq»dır.

4. Mədaxili qaydaya salın

Məhsul gələndə:

• tərəzidə çəkin, qaimədəki çəki ilə tutuşdurun;
• keyfiyyətə və son istifadə tarixinə baxın, soyuq məhsulun temperaturunu yoxlayın;
• qaimənin nömrəsini, tədarükçünü, miqdarı və qiyməti həmin gün uçota yazın.

Qaiməsiz qəbul olunan məhsul uçotda yoxdur, deməli, sonra «artıq» kimi görünəcək və ya heç görünməyəcək.

5. Sərfi texniki kartla yazın

Mətbəx xammalı yeməyə çevirir. Hər yeməyin texniki kartı (brutto, itki faizi, netto) olanda satılan porsiyalardan nə qədər xammal sərf olunmalı olduğunu hesablaya bilirsiniz. Məsələn, həftədə 280 porsiya plov satılıb, kartda bir porsiyaya 110 q düyü yazılıb: nəzəri sərf 30,8 kq-dır. Kartın necə yazıldığını texniki kart nümunəsi yazısında göstərmişik.

6. Silinmələri və köçürmələri sənədləşdirin

Xarab olan, vaxtı keçən, düşüb dağılan məhsul silinmə aktı ilə yazılır. Bir filialdan digərinə və ya anbardan bara verilən məhsul köçürmə sənədi ilə gedir. Sənədsiz hərəkət sayımda izahsız fərqə çevrilir. Silinmə aktının nümunəsi restoranda məhsul silinməsi yazısındadır.

7. Müntəzəm sayın və fərqi araşdırın

Bahalı və tez xarab olan məhsulları (ət, balıq, kərə yağı, spirtli içkilər) həftədə bir, qalanlarını ayda bir sayın. Nəzəri və faktiki qalığı müqayisə edin, fərqi kateqoriyalar üzrə araşdırın. Sayımın özünü necə aparmaq lazım olduğunu restoranda inventarizasiya bələdçisində addım-addım yazmışıq.

Anbar uçotu nəyə əsasən qurulmalıdır: sənədlər

Qısa cavab: ilkin sənədlər əsasında. Anbarda heç bir hərəkət sənədsiz olmamalıdır. Restoran üçün əsas sənədlər:

Vergi ödəyicisi olan tədarükçü sizə adətən e-taxes.gov.az sistemində elektron qaimə-faktura təqdim edir. Bu sənədlərin mühasibat uçotunda necə əks olunduğunu və saxlanma müddətlərini mühasibinizlə dəqiqləşdirin. Bu yazı anbarın gündəlik idarə olunması haqqındadır.

Anbar uçotu kitabı: nümunə

Ənənəvi «materialların anbar uçotu kitabı» hər məhsul üçün ayrıca vərəqdir (kartoçka): hər sətir bir hərəkətdir, son sütun isə qalıqdır. Düyü üçün bir həftənin nümunəsi:

Son sətirdəki 0,7 kq izahsız fərqdir. Bu, porsiyaların kartdan böyük qoyulması, yazılmamış ailə yeməyi və ya oğurluq ola bilər. Bir kiloqramdan az fərq kiçik görünür, amma ət və yağda eyni faiz aylıq yüzlərlə manat deməkdir. Səbəbləri necə axtarmaq lazım olduğunu restoranda oğurluq və nəzarət yazısında izah etmişik.

Excel-də anbar uçotu: pulsuz şablon

Kiçik kafe üçün Excel yaxşı başlanğıcdır. Üç vərəqli sadə quruluş kifayətdir.

1-ci vərəq: «Kataloq»

2-ci vərəq: «Hərəkətlər» (hər hərəkət bir sətir)

3-cü vərəq: «Qalıq»

Düsturlar (Excel-in azərbaycanca və rusca versiyalarında ayırıcı çox vaxt «;» olur):

• Mədaxil: =SUMIFS(Hərəkətlər!E:E; Hərəkətlər!D:D; A2)
• Məxaric: =SUMIFS(Hərəkətlər!F:F; Hərəkətlər!D:D; A2)
• Son qalıq: =C2+D2-E2
• Status: =IF(F2<G2; "Sifariş et"; "Normal")

Excel-in məhdudiyyətləri

Excel ilk aylarda işləyir, sonra isə üç yerdə çətinləşir:

• Satış sərfi əl ilə yazılır. Hər gün satılan porsiyaları texniki karta vurub məxaric sətirlərinə köçürmək lazımdır. Bir gün unudulanda qalıq yanlış olur.
• Fayl bir nəfərindir. Anbardar, aşpaz və menecer eyni anda yaza bilmir, versiyalar qarışır.
• Sənəd dəyişdirilə bilər. Keçən həftənin sətrini səssizcə düzəltmək mümkündür və bunu heç kim görmür.

Menyu 40 yeməyi keçəndə və ya ikinci nöqtə açılanda proqram vaxt qazandırır.

Cədvəli doldurmusunuzsa, zəhməti itirmirsiniz: Dishment-də xammal siyahısı, texniki kartlar və başlanğıc qalıqlar Back Office-də «Excel-dən idxal» ilə eyni fayldan yüklənir. Sütunları proqram özü tanıyır, səhvli sətirlər isə yükləmədən əvvəl göstərilir.

Orta qiymət: məhsul fərqli qiymətlərlə alınanda

Düyünü bir dəfə 3,20, sonra 3,40 manata aldınız. Bəs anbardakı düyü neçəyə başa gəlir? Restoranda ən praktik üsul orta çəkili qiymətdir:

Orta qiymət = (qalığın dəyəri + mədaxilin dəyəri) ÷ (qalıq + mədaxil)

Nümunə: (20 × 3,20 + 25 × 3,40) ÷ 45 = (64 + 85) ÷ 45 = 3,31 AZN/kq. Bu qiymətlə bir porsiya plovdakı 110 q düyü 0,36 AZN edir.

Başqa üsul FIFO-dur («birinci gələn birinci gedir»): əvvəl köhnə partiyanın qiyməti silinir. Mühasibat siyasətinizdə hansı üsulun seçildiyini mühasiblə razılaşdırın, idarəetmə üçün isə əsas odur ki, üsul hər ay eyni olsun.

Minimum qalıq: düyü cümə axşamı bitməsin

Minimum qalıq yeni sifarişin vaxtını göstərir:

Minimum qalıq = orta gündəlik sərf × (çatdırılma müddəti + ehtiyat günlər)

Nümunə: gündə orta hesabla 4,4 kq düyü sərf olunur, tədarükçü 2 günə gətirir, 1 gün ehtiyat saxlayırsınız: 4,4 × (2 + 1) ≈ 13,2 kq. Qalıq 14 kq-dan aşağı düşəndə sifariş verin. Həftəsonu və bayramlarda (Novruz, toy mövsümü) sərf artır, ona görə minimumu mövsümə görə yeniləyin.

Tipik səhvlər

• Qaiməsiz qəbul. Tədarükçü «sənədi sabah gətirərəm» deyir, məhsul isə bu gün uçotdan kənarda qalır.
• Vahidlərin qarışması. Göyərti bəzən dəstə, bəzən kiloqramla yazılır və qalıq heç vaxt tutmur.
• Texniki kartsız yeməklər. Kartı olmayan yemək xammal sərf edir, amma uçotda heç nə silmir.
• Silinmənin yazılmaması. Xarab olan ət zibilə gedir, sayımda isə «oğurluq» kimi görünür.
• Keçmiş sənədi düzəltmək. Səhv əks sənədlə düzəldilməlidir, köhnə sətir silinməklə yox.
• Sayımı ildə bir dəfə etmək. İl sonunda tapılan fərqin səbəbini artıq heç kim xatırlamır.

Proqramla anbar uçotu: avtomatik silinmə və texniki kartlar

Dishment-in anbar proqramı, yəni «Anbar və texniki kartlar» modulu yuxarıdakı addımların çoxunu avtomatlaşdırır:

• tədarükçü və qaimə ilə mədaxil, silinmə, nöqtələr arasında köçürmə və inventarizasiya sənədləri;
• texniki kartlar: brutto, itki faizi, netto, modifikatorlar və kombo hissələri üçün də;
• ödənilmiş hər sifariş xammalı texniki karta görə özü silir, Excel-ə köçürməyə ehtiyac qalmır;
• hər porsiyanın maya dəyəri orta alış qiyməti ilə hesablanır, kartı olmayan yeməklər ayrıca siyahıda görünür;
• minimum qalığa düşən xammal qırmızı ilə işarələnir və Back Office-də bildiriş gəlir;
• keçirilmiş sənəd dəyişmir, səhv əks sənədlə ləğv olunur, tarixçə təmiz qalır.

Satılanların maya dəyəri, ümumi mənfəət və xammal sərfi hesabatlarını CSV-yə yükləyib mühasibinizə vermək olar. Modulun şərtləri qiymətlər səhifəsindədir.

Tez-tez verilən suallar

Anbar uçotu nədir, sadə dillə?

Xammalın nə qədər gəldiyini, nə qədər sərf olunduğunu və nə qədər qaldığını sənədlərlə izləməkdir. Məqsəd hər an nəzəri qalığı bilmək və onu sayımdakı faktiki qalıqla müqayisə etməkdir.

Sklad nədir?

Sklad rus dilindən keçmiş sözdür və anbar deməkdir. Restoranda «sklad» deyəndə həm ərzaq və içkinin saxlandığı otaq, soyuducu və dondurucular, həm də onların uçotu nəzərdə tutulur. Rəsmi sənəddə və müqavilədə «anbar», «anbar uçotu», «anbardar» yazmaq düzgündür.

Anbar uçotunu Excel-də aparmaq olarmı?

Bəli, kiçik kafe üçün başlanğıcda olar. Yuxarıdakı üç vərəqli şablon kifayətdir. Satış sərfini hər gün əl ilə yazmaq çətinləşəndə proqrama keçin.

Restoranda anbar uçotuna kim cavabdehdir?

Bir məsul şəxs: anbardar və ya kiçik müəssisədə menecer. Baş aşpaz texniki kartlara və mətbəxdəki sərfə, sahib isə aylıq fərqin araşdırılmasına cavabdehdir.

Sayım nə qədər tez-tez aparılmalıdır?

Bahalı və tez xarab olan məhsullar həftədə bir, qalanları ayda bir. Fərq böyük olan məhsulu bir neçə həftə daha tez-tez sayın.

Anbar uçotu ilə mühasibat uçotu eyni şeydir?

Xeyr. Anbar uçotu gündəlik idarəetmə üçündür: qalıq, sərf, itki. Mühasibat uçotu isə qanunvericiliyin tələblərinə görə aparılır. Anbar sənədləri mühasibat üçün də əsasdır, ona görə formalarını mühasibinizlə razılaşdırın.

Sənədlərə və vergi uçotuna aid məlumat 2026-cı ilin oktyabr ayına aiddir və hüquqi və ya vergi məsləhəti deyil. Elektron qaimə-faktura haqqında: taxes.gov.az.