Restoranda məhsul silinməsi: silinmə aktı nümunəsi və anbar uçotu Excel-dən proqrama

Səhər aşpaz soyuducunu açır: dünən gələn toyuq filesinin iyi xoşa gəlmir, üç litr südün vaxtı keçib, axşam qonağın qaytardığı lülə kabab isə zibil qutusuna gedib. Bunların hər biri pul idi. Sual budur: bu itki kağızda, yəni silinmə aktında, harada qalır? Heç yerdə qalmırsa, ayın sonunda inventarizasiya «çatışmazlıq» göstərəcək və onun haradan gəldiyini heç kim deyə bilməyəcək.

Restoranda məhsul silinməsini addım-addım açırıq: silinmə nədir və hansı səbəblərdən olur, kopyalayıb istifadə edə biləcəyiniz silinmə aktı nümunəsi, Excel-də anbar uçotunun harada «sındığı», proqramda silinmənin necə işlədiyi və itkini bir rəqəmlə necə izləmək olar.

Silinmə nədir və niyə onu sənədləşdirmək lazımdır

Silinmə anbarda olan, amma satılmadan yararsız hala düşən və ya başqa məqsədə gedən məhsulun uçotdan çıxarılmasıdır. Satış zamanı xammal texniki karta görə sərf olunur. Silinmə isə satışla bağlı olmayan hər şeydir: çürümüş pomidor, sınmış butulka, işçi naharı, mətbəxdə yanmış və ya qonağın qaytardığı yemək.

Silinməni yazmağın üç praktik səbəbi var:

• İnventarizasiya «təmiz» çıxır. Yazılmış silinmə sayımda izahsız fərq kimi görünmür. Yazılmayan isə görünür, və onda xarab olmuş toyuqla oğurlanmış toyuğu bir-birindən ayırmaq mümkün olmur. Sayım haqqında ətraflı: restoranda inventarizasiya.
• Maya dəyəri real olur. Plovun maya dəyərini yalnız texniki kartla hesablayırsınızsa, amma hər həftə 2 kq ət xarab olursa, real food cost kağızdakından yüksəkdir. Hesablama qaydası: food cost və maya dəyəri.
• Səbəbi idarə etmək olur. «Xarab olub» bir dəfə təsadüfdür. Hər həftə eyni məhsul xarab olursa, problem sifarişin həcmində, saxlanmada və ya tədarükçüdədir. Səbəbsiz silinmədən isə heç nə öyrənmək olmur.

Silinmənin əsas səbəbləri

Səbəbləri əvvəlcədən siyahı kimi müəyyən edin ki, hər kəs eyni sözləri yazsın. Ayın sonunda «xarab», «xarab olub», «korlanıb» kimi üç fərqli yazını toplamaq heç kimin işi deyil.

İki vacib qayda:

1. Normal hazırlıq itkisi silinmə deyil. Soğanın qabığı, ətin sümüyü və bişirmə zamanı itən çəki texniki kartdakı itki faizinə daxildir (brutto → netto). Onları bir də silinmə kimi yazsanız, itki iki dəfə sayılacaq. Necə yazmaq lazımdır: texniki kart nümunəsi.
2. İzahsız çatışmazlıq silinmə deyil. Rəfdə 20 kq yox, 17 kq ət varsa və heç kim səbəbini bilmirsə, bunu «xarab olub» kimi yazmayın. Bu, inventarizasiya fərqidir və ayrıca araşdırılmalıdır. Çatışmazlığı «silinmə» altında gizlətmək oğurluğu da gizlədir: restoranda oğurluq və nəzarət.

Silinmə aktı nümunəsi: hansı sahələr lazımdır

Aşağıdakı nümunəni Word və ya Excel-ə kopyalayıb öz məkanınıza uyğunlaşdıra bilərsiniz. Bu, daxili əməliyyat aktıdır: mətbəxdə nə baş verdiyini qeyd edir və anbar qalığını düzəltmək üçün əsas olur.

Aktın başlığı:

• Silinmə aktı №: 47
• Tarix: aktın tərtib edildiyi gün
• Məkan və anbar: «Dəniz kənarı» kafesi, mətbəx soyuducusu №2 (nümunə)
• Tərtib etdi: aşpaz (ad, soyad)
• Yoxladı: növbə meneceri (ad, soyad)
• Təsdiq etdi: direktor və ya sahib

Aktın cədvəli (rəqəmlər nümunədir):

İmzalar: Tərtib etdi ______ · Yoxladı ______ · Təsdiq etdi ______

Aktı doldurmaq üçün qaydalar:

• Elə həmin gün yazın. Gün ərzində mətbəxdə kiçik «silinmə dəftəri» saxlayın, akt isə növbənin sonunda tərtib olunsun. Həftənin sonunda yaddaşdan yazılan akt təxmindir.
• Çəkin, gözəyarı yazmayın. «Yarım qutu pomidor» yox, «2,5 kq».
• Maya dəyəri ilə qiymətləndirin, menyu qiyməti ilə yox. Toyuq filesi sizə 9,50 ₼-a başa gəlib; ondan hazırlanan yeməyin menyudakı qiyməti burada önəmli deyil.
• Hər səbəb ayrıca sətirdə. Bir məhsulun bir hissəsi xarab olub, bir hissəsi işçi naharına gedibsə, iki sətir yazın.
• İki nəfər imzalasın. Silinməni yazan şəxs onu tək təsdiqləməməlidir.
• Şəkil çəkin. Bahalı məhsulun (ət, balıq, alkoqol) silinməsində telefonla çəkilmiş şəkil sonradan çox sualı aradan qaldırır.

Hazır yeməyi (məsələn, üç porsiya plovu) necə silmək lazımdır? Anbarda yemək yox, xammal saxlanılır. Ona görə hazır yeməyin silinməsi texniki karta görə xammala çevrilir: porsiyada 250 q düyü varsa, üç porsiya 0,75 kq düyü, üstəlik ət, yağ və digər inqrediyentlər deməkdir.

Excel-də anbar uçotu: harada sındığı

Kiçik kafe çox vaxt «anbar uçotu excel» faylı ilə başlayır və ilk aylar bu kifayət edir. Bir vərəqdə mədaxil, birində silinmə, birində qalıq. Problemlər məkan böyüdükcə yaranır:

1. Silinmə qalığa bağlı deyil. Akt bir vərəqdə, qalıq başqasında. Kimsə aktı yazır, amma qalığı düzəltməyi unudur.
2. Satışın sərfi yoxdur. Excel bilmir ki, bu gün 80 porsiya plov satılıb. Nəzəri qalığı əl ilə hesablamaq lazımdır və bunu heç kim hər gün etmir.
3. Qiymətlər köhnəlir. Ət hər ay bahalaşır, faylda isə keçən rübün qiyməti qalır. Silinmənin manatla dəyəri yanlış çıxır.
4. Tarixçə yoxdur. Sətiri dəyişmək və ya silmək olar və heç kim kimin, nə vaxt etdiyini bilmir.
5. Fayl bir kompüterdədir. Menecer evdən baxa bilmir, iki nəfər eyni anda faylı açanda isə versiyalar qarışır.
6. Ayın sonunda yekun. Silinmələri səbəblər üzrə toplamaq üçün kiminsə bir axşamını vermək lazımdır.

Bunların heç biri Excel-in «pis» olması demək deyil. Sadəcə, anbar uçotunun təşkili satışla, qalıqla və maya dəyəri ilə avtomatik bağlı olanda daha az səhv olur.

Cədvəli doldurmusunuzsa, zəhməti itirmirsiniz: Dishment-də xammal siyahısı, texniki kartlar və başlanğıc qalıqlar Back Office-də «Excel-dən idxal» ilə eyni fayldan yüklənir. Sütunları proqram özü tanıyır, səhvli sətirlər isə yükləmədən əvvəl göstərilir.

Proqramda silinmə: Dishment-də necə işləyir

Dishment-in Anbar və texniki kartlar modulunda silinmə ayrıca anbar sənədidir. Bunu necə qurduğumuzu dürüst izah edək ki, gözləntilər düzgün olsun.

Satış xammalı özü silir. Ödənilmiş hər sifariş yeməyin texniki kartına görə xammalı anbardan çıxarır. Ləğv olunmuş pozisiyalar və təlim rejimindəki sifarişlər anbara toxunmur.

Buna görə bişirilib ləğv edilən yemək əl ilə silinir. Lülə kabab mətbəxdə bişirilib, sonra ləğv olunubsa, ət faktiki istifadə olunub, amma satış olmadığı üçün sistem onu silməyib. Bu, silinmə sənədinin işidir. Back Office-dəki «Ləğvlər» hesabatında hər ləğv üçün səbəb, kimin etdiyi və yeməyin mətbəxə gedib-getmədiyi görünür, ona görə hansı ləğvlərin arxasında real məhsul itkisi olduğunu tapmaq asandır.

Silinmə sənədi necə keçirilir:

1. Back Office-də «Anbar» → «Sənədlər» → «Yeni sənəd» → «Silinmə».
2. Tarixi, səbəbi və istəsəniz qeydi yazın.
3. Xammalı və miqdarı əlavə edin. Hər sətirin maya dəyəri ilə dəyəri nöqtənin orta alış qiymətinə görə özü hesablanır.
4. Qaralama kimi saxlayın və ya dərhal «Keçir» düyməsini basın. Keçirilən kimi qalıqlar dəyişir.

Bir sənəd, bir səbəb. Səbəb sahəsi bütün sənəd üçündür. Xarab olmanı, işçi yeməyini və sınmanı ayrı sənədlərlə keçirin ki, sonra hansı səbəbin nə qədər apardığı aydın görünsün.

Keçirilmiş sənəd dəyişmir. Səhv olubsa, sənəd ləğv edilir: sistem bütün hərəkətləri tərsinə çevirən ləğv sənədi yaradır. Hər iki sənəd tarixçədə qalır. Sənədləri yalnız buna icazəsi olan işçilər keçirə bilər (standart olaraq menecer və yuxarı rollar).

Hesabatlar. «Xammal sərfi» hesabatı seçdiyiniz dövr üçün hər xammal üzrə ayrıca göstərir: satışa gedən, silinən, inventarizasiya fərqi və cəmi sərf. Hesabatı CSV-yə yükləyib mühasibə göndərmək olar. Hər xammalın «Hərəkətlər» tarixçəsində isə hər satış və sənəd tarixi ilə görünür.

Minimum qalıq. Azalan xammal qırmızı ilə işarələnir. Bu birbaşa silinməni azaltmır, amma «hər ehtimala qarşı» böyük partiya sifariş etmək vərdişini azaldır, xarab olan məhsulun böyük hissəsi isə məhz oradan gəlir.

Kassada baş verən itkiləri (hesab çapından sonra ləğvlər, yenidən açılan çeklər, kassa çatışmazlığı) isə Oğurluq və itki nəzarəti modulu ayrıca tapır.

Aylıq itki faizi: bir rəqəmlə nəzarət

Silinmələrin uzun siyahısını hər ay oxumaq çətindir. Bir göstərici seçin və onu hər ay eyni qaydada hesablayın:

Silinmə faizi = silinmələrin maya dəyəri ÷ satılanların maya dəyəri × 100

Nümunə (şərti rəqəmlər): kafe ay ərzində 18 000 ₼ maya dəyərində məhsul satıb, silinmələr isə 540 ₼ təşkil edib. Silinmə faizi: 540 ÷ 18 000 × 100 = 3%. Aylıq gəlir 60 000 ₼-dırsa, bu, gəlirin 0,9%-i deməkdir.

Sonra eyni məbləği səbəblər üzrə bölün:

Bu cədvəldən dərhal qərar çıxır: itkinin 61%-i xarab olma və vaxtı keçmədir, deməli ilk iş sifarişin həcmini və saxlanmanı yoxlamaqdır, aşpazı danlamaq yox.

Normanı internetdən götürməyin. Konsepsiyadan, menyudan və tədarükdən asılı olaraq rəqəmlər çox fərqlənir. İki-üç ay öz göstəricinizi ölçün, sonra hədəf qoyun və hər ay onunla müqayisə edin. İnventarizasiya fərqini isə ayrıca izləyin: silinmə «izah olunan», fərq «izah olunmayan» itkidir və onları bir rəqəmdə qarışdırmaq olmaz. Silinmənin mənfəətə təsiri haqqında: restoranın rentabelliyi. Hansı yeməklərin ümumiyyətlə menyuda qalmalı olduğunu isə menyu mühəndisliyi və ABC analizi göstərir.

Tipik səhvlər

• Ayın sonunda yaddaşdan yazmaq. Bir ay əvvəl nəyin xarab olduğunu heç kim dəqiq xatırlamır.
• Menyu qiyməti ilə qiymətləndirmək. İtki «şişir» və rəqəmə etibar itir.
• Çatışmazlığı silinmə kimi yazmaq. Problem gizlənir və gələn ay yenidən çıxır.
• Normal təmizləmə itkisini ikinci dəfə silmək. O artıq texniki kartdadır.
• İşçi yeməyini yazmamaq. Gündə dörd nahar ayda yüz porsiyadan çoxdur.
• Silinməni cəza alətinə çevirmək. Əgər hər yazılmış silinmə üçün işçidən pul tutulursa, işçilər silinməni sadəcə yazmayacaq və siz yenə «izahsız fərq» alacaqsınız.

Tez-tez verilən suallar

Silinmə aktını kim imzalamalıdır?

Ən azı iki nəfər: aktı tərtib edən (adətən aşpaz və ya anbardar) və onu yoxlayan (növbə meneceri). Bahalı məhsullarda üçüncü imza, sahibin və ya direktorun təsdiqi faydalıdır. Mühasibat üçün rəsmi formanı mühasibinizlə razılaşdırın.

Silinmə aktı nümunəsini Word və ya Excel faylı kimi haradan götürmək olar?

Yuxarıdakı cədvəli kopyalayın və Word və ya Excel-ə yapışdırın: sütunlar artıq hazırdır. Başlığa məkanın adını və imza sətirlərini əlavə edin, səbəblərin siyahısını isə əvvəlcədən sabitləyin.

Silinməni nə qədər tez-tez etmək lazımdır?

Qeydi gün ərzində, aktı hər növbənin və ya günün sonunda. Həftəlik və ya aylıq «toplu» akt səbəbləri itirir.

Silinmə ilə inventarizasiya fərqi arasında nə fərq var?

Silinmə səbəbi bilinən itkidir və o baş verəndə yazılır. İnventarizasiya fərqi sayımda üzə çıxan, səbəbi bilinməyən fərqdir. Birincisi prosesi, ikincisi nəzarəti göstərir.

Anbar uçotu üçün Excel bəs edirmi?

Bir nöqtəli kiçik kafe üçün başlanğıcda bəli. Satış xammalı avtomatik silmədikcə isə nəzəri qalığı hər dəfə əl ilə hesablamalı olacaqsınız. Menyu böyüdükcə və ya ikinci nöqtə açılanda proqrama keçmək vaxt qazandırır. Modulun şərtləri qiymətlər səhifəsindədir.

Məlumat 2026-cı ilin oktyabr ayına olan vəziyyəti əks etdirir və mühasibat və ya vergi məsləhəti deyil.