Инвентаризация в ресторане: пошаговое руководство по складскому учёту

Это чувство знакомо каждому владельцу. Продажи шли хорошо, кухня работала без остановки, а денег в конце месяца меньше, чем должно быть. Часто ответ лежит на складе. Только инвентаризация в ресторане показывает, что на самом деле случилось с мясом, рисом, сливочным маслом и напитками, которые вы закупили.

Инвентаризация нужна не для наказаний и не для галочки в бухгалтерии. Если делать её регулярно, она становится обычной процедурой, а не авралом, и отвечает на три вопроса: что у нас есть, что должно было быть и откуда разница. На этих трёх вопросах и держится складской учёт в ресторане. Когда учёт неточный, приблизительными становятся и себестоимость, и маржа, и даже цены в меню.

Как часто считать

Хорошо работают два ритма вместе:

• Ключевые позиции каждую неделю. 10–20 позиций, которые дорого стоят или легко уходят: говядина и баранина, курица, сливочное масло, сыр, шафран, алкоголь, кофе в зёрнах, напитки в упаковке. Такой пересчёт укладывается в короткое окно до открытия.
• Полная инвентаризация раз в месяц. Всё во всех зонах, включая полуфабрикаты и упаковку. В один и тот же день месяца: лучше всего в последний день после закрытия или утром первого числа.
• Внеплановая: при смене кладовщика или шеф-повара, после большого банкета или праздников (Новруз, Новый год), когда недельный пересчёт показал большую разницу.

Недельный пересчёт быстро ловит проблему, а месячный даёт полную картину, поэтому нужны оба.

Подготовка: половина результата делается накануне

1. Выберите время: после закрытия или до открытия, когда ничего не двигается.
2. Проведите все документы: каждый приход, каждое списание (порча, питание персонала), каждое перемещение между точками. Накладная, которая лежит бумажкой в кармане шефа, на инвентаризации покажется «недостачей».
3. Убедитесь, что продажи дня попали в учёт: в Dishment оплаченные заказы списываются со склада после того, как хаб синхронизировался с облаком.
4. На время пересчёта остановите приёмку и перемещения.
5. Подготовьте листы пересчёта по зонам. Позиции в них должны идти в том порядке, в каком товар лежит на полках, и в тех же единицах, что в системе (кг, л, шт.).
6. Наведите порядок: сложите одинаковый товар вместе, вскрытые упаковки поставьте вперёд, пустые коробки уберите.
7. Назначьте пары: один считает, другой записывает. Ответственный за зону не должен считать её в одиночку.

Заранее скажите команде, когда и зачем вы считаете. Инвентаризация проверяет процесс, а не людей: устаревшие техкарты и потерянные накладные она находит чаще, чем воров. Когда сотрудники знают дату и видят результаты, они помогают исправлять ошибки, а не прячут их.

Пересчёт по зонам

Идите по зонам, а не «откуда удобнее»:

• сухой склад: рис, мука, сахар, растительное масло, консервы;
• холодильная камера и холодильники: мясо, молочка, овощи, зелень;
• морозильники;
• бар: открытые бутылки, закрытые бутылки, напитки в упаковке, чай и кофе;
• линия кухни и кондитерский цех: то, что уже выставлено на линию;
• упаковка: коробки на вынос, стаканы, пакеты.

Правила внутри каждой зоны:

• слева направо, сверху вниз, полка за полкой;
• вскрытые упаковки взвешивайте, не пишите «полмешка»;
• закрытое считайте штуками, а открытые бутылки взвешивайте;
• пишите то, что видите, а не то, что «должно быть»;
• посчитанная зона закрыта: до конца пересчёта туда ничего не кладут и оттуда ничего не берут.

Полуфабрикаты

Именно здесь инвентаризация чаще всего сбивается. Бульон, тесто для кутабов, фарш для люля-кебаба, маринованная курица и соусы уже сделаны из сырья, но ещё не проданы.

Есть два способа их учитывать:

• Отдельной позицией. Если вы делаете полуфабрикат по своей техкарте (документ производства), считайте его отдельно, в кг или л. Сырое мясо, ушедшее на фарш, уже списано при производстве.
• В пересчёте на сырьё. Если производство не проводите, прикиньте, сколько сырья в партии, и прибавьте к остатку сырья.

Выберите один способ и держитесь его. Если смешивать, одно и то же мясо посчитается дважды или не посчитается вовсе. Клейте на каждую ёмкость этикетку с датой приготовления: считать проще, и просроченный полуфабрикат не потеряется в глубине холодильника.

Теоретический и фактический расход: как читать разницу

Здесь инвентаризация и начинает приносить пользу. По каждой позиции вы сравниваете два числа:

• Теоретический расход показывает, сколько должно было уйти по продажам и техкартам. Скажем, кафе продало за неделю 120 порций плова, а в техкарте 250 г риса брутто на порцию. Значит, теоретический расход равен 30 кг.
• Фактический расход показывает, сколько реально ушло со склада. Его считают так: остаток на начало + приход − оформленные списания − остаток по пересчёту.

Разница между ними и есть отклонение. Вот условный пример недели в кафе:

Как это читать:

• Сумма в манатах важнее процента. 25% по лимону могут стоить меньше, чем 8% по говядине. Сортируйте по сумме.
• Минус тоже сигнал. Если ушло меньше, чем говорят продажи, значит, порции меньше техкарты, ошибка в документе или в пересчёте.
• Ищите повторы. Одна плохая неделя может быть случайностью. Если одной и той же позиции не хватает каждую неделю, это уже закономерность.
• Начинайте с крупных расхождений. Не разбирайте всё сразу: возьмите пять самых больших разниц в манатах, остальное оставьте до следующего пересчёта.
• Задайте свой допуск. Например, вы решаете, что по мясу допустимо до 2%, а всё, что выше, требует объяснения. Цифра ваша; главное, чтобы её знали все.

Что делать с расхождениями

1. Сначала пересчитайте. До любых выводов пересчитайте позицию силами другого человека.
2. Проверьте документы. Непроведённая накладная, незаписанное списание, перемещение не на ту точку.
3. Проверьте техкарту. Совпадает ли она с тем, что реально делает кухня? Есть ли блюда или модификаторы без техкарты?
4. Проверьте кассу. Отмены отправленных блюд, блюда без чека, неоформленное питание персонала.
5. Потом поговорите с командой. Покажите цифру и спросите, как так вышло. У большинства расхождений скучное объяснение, и именно оно показывает, что поправить в процессе.
6. Исправьте и зафиксируйте. Обновите техкарту, добавьте недостающую причину списания, поменяйте, кто принимает товар. Проведите инвентаризацию, чтобы система продолжила от реальных остатков.

Не начинайте с вычетов из зарплаты. Вычет закрывает вопрос, но не убирает причину, и через месяц та же разница вернётся.

Как Dishment считает теоретический расход сам

Посчитать теоретический расход на бумаге значит умножить каждую продажу на каждую техкарту. Каждую неделю так никто не считает. В системе, построенной на техкартах, эта цифра просто есть. В модуле «Склад и техкарты» Dishment:

• техкарты с брутто, процентом потерь и нетто, в том числе для модификаторов и частей комбо;
• каждое оплаченное блюдо списывает ингредиенты по своей техкарте, поэтому склад всегда показывает, что должно быть;
• блюда без техкарты видны отдельным списком, так что вы знаете, где теоретический расход неполный;
• документ инвентаризации показывает по каждому ингредиенту учётный остаток, посчитанное количество и разницу в количестве и в манатах (по средней себестоимости);
• списания с причиной, приходы с поставщиком и накладной, перемещения между точками;
• проведённый документ не меняется: ошибка отменяется сторнирующим документом, история сохраняется;
• отчёты по расходу ингредиентов, себестоимости проданного и валовой прибыли, выгрузка в CSV, предупреждения о низком остатке.

Хотите сопоставить расхождения с тем, что происходило на кассе? Отчёты показывают отмены, возвраты и работу сотрудников за тот же период. Стоимость модуля указана на странице цен.