Складской учёт в ресторане: как организовать и вести (с шаблоном Excel и примером)

Конец месяца, инвентаризация: по бумагам на складе должно быть 20 кг риса, на полке 14. Куда делись шесть килограммов? Испортились, порции накладывали больше, или кто-то унёс домой? Без нормального складского учёта в ресторане ответа нет. С ним разницу можно проследить до дня, документа и даже блюда.

Это практическое руководство для ресторана, кафе или чайханы в Баку: 7 шагов, какие документы нужны, пример книги складского учёта, шаблон в Excel, расчёт средней цены и минимального остатка. Все цифры в манатах и приведены как пример.

Что такое складской учёт и зачем он ресторану

Складской учёт — это контроль поступления, расхода и остатков сырья по документам. Вся его логика умещается в одну формулу:

Конечный остаток = начальный остаток + приход − расход − списание − перемещение

Остаток по формуле — «расчётный». Остаток, найденный при пересчёте, — «фактический». Разница между ними — одна из самых ценных цифр в ресторане: она показывает потери, воровство, неверные порции или неоформленные списания.

Учёт нужен ресторану по трём причинам:

• Себестоимость. Чтобы знать, во что обходится плов, нужно знать реальную цену закупки риса и мяса и их расход. Как считать — в статье про фудкост и себестоимость блюда.
• Контроль. Где нет учёта, потери не видны. Когда каждое движение оформлено документом, «испарение» уменьшается.
• Закупки. Вы знаете, что и когда закончится, и не остаётесь без риса в пятницу вечером.

Как организовать складской учёт в ресторане: 7 шагов

1. Создайте справочник сырья

Одна строка на продукт: код, название, единица измерения (кг, л, шт), категория. Единицу выберите один раз и не меняйте. Если масло записывают то в литрах, то «банками», остаток не сойдётся никогда. И не заводите два названия для одного продукта: если «говядина» и «говядина вырезка» — разные позиции, дайте им разные коды.

2. Определите места хранения и ответственного

Сухой склад, холодильник, морозильник, бар. У каждого места свой ответственный: кладовщик, а в маленьком заведении — менеджер или шеф. Когда ключ от склада есть у всех, не отвечает никто.

3. Проведите стартовую инвентаризацию

Учёт начинается не с нуля, а с фактического остатка. Взвесьте и пересчитайте всё, запишите цену закупки каждого продукта. Это первый «начальный остаток».

4. Наведите порядок в приёмке

Когда приходит товар:

• взвесьте его и сверьте вес с накладной;
• проверьте качество и сроки годности, у охлаждённых продуктов — температуру;
• в тот же день внесите в учёт номер накладной, поставщика, количество и цену.

Товар, принятый без накладной, в учёте отсутствует: потом он всплывёт как «излишек» или не всплывёт вовсе.

5. Расход ведите по техкартам

Кухня превращает сырьё в блюда. Если у каждого блюда есть техкарта (брутто, процент потерь, нетто), по проданным порциям можно посчитать, сколько сырья должно было уйти. Например, за неделю продано 280 порций плова, в техкарте 110 г риса на порцию: расчётный расход 30,8 кг. Как составить техкарту — в статье технологическая карта блюда.

6. Оформляйте списания и перемещения

Испорченное, просроченное, упавшее списывается актом. Товар, переданный в другой филиал или со склада в бар, идёт документом перемещения. Движение без документа превращается в необъяснимую разницу при пересчёте. Образец акта — в статье списание продуктов в ресторане.

7. Регулярно пересчитывайте и разбирайте расхождения

Дорогие и скоропортящиеся продукты (мясо, рыба, сливочное масло, алкоголь) считайте раз в неделю, остальные — раз в месяц. Сравнивайте расчётный и фактический остаток и разбирайте разницу по категориям. Как проводить сам пересчёт — в пошаговом руководстве инвентаризация в ресторане.

На основании чего строится складской учёт: документы

Коротко: на основании первичных документов. Ни одно движение на складе не должно быть без документа. Основные документы ресторана:

Поставщик — налогоплательщик обычно выставляет вам электронную счёт-фактуру (elektron qaimə-faktura) в системе e-taxes.gov.az. Как эти документы отражаются в бухгалтерии и сколько их хранить, уточните у бухгалтера. Эта статья — про ежедневное управление складом.

Книга складского учёта: пример

Классическая книга складского учёта — это отдельная карточка на каждый продукт: строка — одно движение, последняя колонка — остаток. Пример недели по рису:

0,7 кг в последней строке — необъяснимая разница. Это могут быть порции больше нормы, неоформленное питание персонала или воровство. Меньше килограмма кажется мелочью, но тот же процент по мясу и маслу — сотни манатов в месяц. Где искать причины — в статье воровство в ресторане.

Складской учёт в Excel: бесплатный шаблон

Для маленького кафе Excel — хороший старт. Хватит трёх листов.

Лист 1: «Справочник»

Лист 2: «Движения» (одно движение — одна строка)

Лист 3: «Остатки»

Формулы (в русской версии Excel названия функций русские, разделитель «;»):

• Приход: =СУММЕСЛИМН(Движения!E:E; Движения!D:D; A2) — в английской версии SUMIFS
• Расход: =СУММЕСЛИМН(Движения!F:F; Движения!D:D; A2)
• Остаток: =C2+D2-E2
• Статус: =ЕСЛИ(F2<G2; "Заказать"; "Норма") — в английской версии IF

Где Excel перестаёт справляться

• Расход по продажам вносится вручную. Каждый день нужно умножать проданные порции на техкарты и переносить в расход. Забыли один день — остаток неверный.
• Файл у одного человека. Кладовщик, повар и менеджер не могут писать одновременно, версии путаются.
• Документ можно тихо исправить. Строку прошлой недели легко поменять, и никто этого не увидит.

Когда в меню больше 40 позиций или открывается второй филиал, программа экономит много времени.

Если таблица уже заполнена, работа не пропадёт: в Dishment список сырья, техкарты и начальные остатки загружаются из того же файла через «Импорт из Excel» в Back Office. Столбцы программа распознаёт сама, а строки с ошибками показывает до загрузки.

Средняя цена: когда продукт закупается по разным ценам

Рис купили сначала по 3,20, потом по 3,40 маната. Во что обходится рис на складе? Самый практичный способ для ресторана — средневзвешенная цена:

Средняя цена = (стоимость остатка + стоимость прихода) ÷ (остаток + приход)

Пример: (20 × 3,20 + 25 × 3,40) ÷ 45 = (64 + 85) ÷ 45 = 3,31 AZN/кг. По этой цене 110 г риса в порции плова стоят 0,36 AZN.

Другой способ — FIFO («первым пришёл — первым ушёл»): сначала списывается цена старой партии. Какой метод закреплён в учётной политике, согласуйте с бухгалтером. Для управления главное — чтобы метод был одинаковым каждый месяц.

Минимальный остаток: чтобы рис не кончился в пятницу

Минимальный остаток подсказывает, когда делать новый заказ:

Минимальный остаток = средний дневной расход × (срок поставки + дни запаса)

Пример: в среднем уходит 4,4 кг риса в день, поставщик привозит за 2 дня, держим 1 день запаса: 4,4 × (2 + 1) ≈ 13,2 кг. Остаток упал ниже 14 кг — заказываем. На выходных и в праздники (Новруз, сезон свадеб) расход растёт, поэтому пересматривайте минимум по сезону.

Типичные ошибки

• Приёмка без накладной. «Документ привезу завтра», а товар сегодня вне учёта.
• Путаница в единицах. Зелень то в пучках, то в килограммах, и остаток не сходится.
• Блюда без техкарт. Блюдо расходует сырьё, но в учёте ничего не списывает.
• Неоформленные списания. Испорченное мясо ушло в мусор, а при пересчёте выглядит как кража.
• Правка старых документов. Ошибка исправляется обратным документом, а не удалением строки.
• Пересчёт раз в год. Причину разницы, найденной в конце года, уже никто не вспомнит.

Складской учёт в программе: автоматическое списание и техкарты

Модуль Dishment «Склад и техкарты» автоматизирует большую часть шагов выше:

• приход с поставщиком и накладной, списание, перемещение между точками и инвентаризация;
• техкарты: брутто, процент потерь, нетто, в том числе для модификаторов и частей комбо;
• каждый оплаченный заказ сам списывает сырьё по техкарте, переносить в Excel ничего не нужно;
• себестоимость порции считается по средней цене закупки, блюда без техкарты видны отдельным списком;
• сырьё ниже минимального остатка подсвечивается красным, в Back Office приходит уведомление;
• проведённый документ не меняется: ошибка отменяется обратным документом, история остаётся чистой.

Отчёты по себестоимости проданного, валовой прибыли и расходу сырья выгружаются в CSV для бухгалтера. Условия модуля — на странице цен.

Частые вопросы

Что такое складской учёт простыми словами?

Это контроль по документам: сколько сырья пришло, сколько ушло и сколько осталось. Цель — в любой момент знать расчётный остаток и сравнивать его с фактическим при пересчёте.

Как «склад» и «складской учёт» будут по-азербайджански?

Склад — anbar, складской учёт — anbar uçotu, кладовщик — anbardar. В разговоре на кухне в Баку часто говорят и просто «sklad», но в договорах и официальных документах пишут «anbar».

Можно ли вести складской учёт в Excel?

Да, маленькому кафе на старте можно. Хватит шаблона из трёх листов выше. Когда вносить расход по продажам вручную каждый день станет тяжело, переходите на программу.

Кто отвечает за складской учёт в ресторане?

Один ответственный: кладовщик, а в небольшом заведении менеджер. Шеф отвечает за техкарты и расход на кухне, владелец — за разбор ежемесячных расхождений.

Как часто проводить инвентаризацию?

Дорогие и скоропортящиеся продукты раз в неделю, остальные раз в месяц. Позиции с большими расхождениями несколько недель считайте чаще.

Складской и бухгалтерский учёт — это одно и то же?

Нет. Складской учёт нужен для ежедневного управления: остатки, расход, потери. Бухгалтерский ведётся по требованиям законодательства. Складские документы служат основой и для бухгалтерии, поэтому согласуйте их формы с бухгалтером.

Информация о документах и налоговом учёте актуальна на октябрь 2026 года и не является юридической или налоговой консультацией. Об электронной счёт-фактуре: taxes.gov.az.