Списание продуктов в ресторане: акт списания, причины потерь и как вести учёт

Утром повар открывает холодильник: курица, пришедшая вчера, пахнет подозрительно, у трёх литров молока истёк срок, а люля-кебаб, который вечером вернул гость, ушёл в мусор. Всё это были деньги. Вопрос в том, в каком акте списания отражена эта потеря. Если нигде, в конце месяца инвентаризация покажет «недостачу», и никто не сможет сказать, откуда она взялась.

Разберём по шагам, как устроено списание продуктов в ресторане: что считать списанием и по каким причинам оно бывает, акт списания продуктов с образцом, который можно скопировать, где ломается учёт в Excel, как списание работает в программе и как следить за потерями одной цифрой.

Что такое списание и зачем его оформлять

Списание — это вывод из учёта продуктов, которые были на складе, но испортились или ушли не на продажу. При продаже сырьё расходуется по техкарте. Списание — всё, что с продажей не связано: сгнившие помидоры, разбитая бутылка, обед персонала, сгоревший кутаб, блюдо, которое вернул гость.

Оформлять списание стоит по трём практическим причинам:

• Инвентаризация сходится. Оформленное списание не всплывёт при пересчёте как необъяснённая разница. Неоформленное всплывёт, и тогда испорченную курицу уже не отличить от украденной. Подробно о пересчёте: инвентаризация в ресторане.
• Себестоимость становится честной. Если фудкост плова считается только по техкарте, а каждую неделю портятся 2 кг мяса, реальный фудкост выше бумажного. Как его считать: фудкост и себестоимость блюда.
• Причинами можно управлять. «Испортилось» один раз — случайность. Если одно и то же портится каждую неделю, проблема в объёме заказа, хранении или поставщике. Из списания без причины ничего не узнать.

Основные причины списания продуктов в общепите

Заранее зафиксируйте список причин, чтобы все писали одними словами. Собирать в конце месяца «испорч.», «испортилось» и «пропало» в одну строку — сомнительное удовольствие.

Два важных правила:

1. Нормальные потери при обработке — не списание. Шелуха лука, кости, уварка уже заложены в процент потерь в техкарте (брутто → нетто). Если списать их ещё раз, потеря посчитается дважды. Как это записать: технологическая карта блюда.
2. Необъяснённая недостача — не списание. Если на полке 17 кг мяса вместо 20 и никто не знает почему, не пишите «испортилось». Это разница инвентаризации, и её нужно разбирать отдельно. Прятать недостачу под списание значит прятать и воровство: воровство в ресторане и контроль.

Акт списания продуктов: образец и поля

Образец ниже можно скопировать в Word или Excel и подстроить под своё заведение. Это внутренний операционный акт: он фиксирует, что произошло на кухне, и служит основанием поправить остаток на складе.

Шапка акта:

• Акт списания №: 47
• Дата: день составления акта
• Заведение и склад: кафе «Приморское», холодильник кухни №2 (пример)
• Составил: повар (ФИО)
• Проверил: менеджер смены (ФИО)
• Утвердил: директор или владелец

Таблица акта (цифры для примера):

Подписи: Составил ______ · Проверил ______ · Утвердил ______

Правила заполнения:

• Пишите в тот же день. Днём на кухне ведётся короткая «тетрадь списаний», а акт составляется в конце смены. Акт, написанный по памяти в конце недели, — это оценка, а не учёт.
• Взвешивайте. Не «полящика помидоров», а «2,5 кг».
• Оценивайте по себестоимости, а не по цене меню. Филе обошлось вам в 9,50 ₼ за кг; цена блюда в меню здесь ни при чём.
• Одна причина — одна строка. Если часть продукта испортилась, а часть ушла на обед персонала, это две строки.
• Две подписи. Тот, кто списывает, не утверждает списание сам.
• Фото. При списании дорогого продукта (мясо, рыба, алкоголь) снимок на телефон снимает много вопросов потом.

Как списать готовое блюдо, например три порции плова? На складе хранятся не блюда, а сырьё. Поэтому готовое блюдо раскладывается на сырьё по техкарте: если в порции 250 г риса, три порции — это 0,75 кг риса плюс мясо, масло и остальные ингредиенты.

Складской учёт в Excel: где он ломается

Небольшое кафе часто начинает с таблицы в Excel, и первые месяцы этого хватает: лист прихода, лист списаний, лист остатков. Проблемы появляются по мере роста:

1. Списание не связано с остатком. Акт на одном листе, остаток на другом. Акт записали, остаток поправить забыли.
2. Нет расхода по продажам. Excel не знает, что сегодня продано 80 порций плова. Теоретический остаток приходится считать вручную, и каждый день этого никто не делает.
3. Цены устаревают. Мясо дорожает каждый месяц, а в файле цена прошлого квартала. Стоимость списаний в манатах получается неверной.
4. Нет истории. Строку можно изменить или удалить, и никто не узнает, кто и когда это сделал.
5. Файл живёт на одном компьютере. Менеджер не посмотрит его из дома, а когда файл открывают двое, версии расходятся.
6. Итоги в конце месяца. Чтобы свести списания по причинам, кому-то придётся потратить вечер.

Это не значит, что Excel «плохой». Просто складской учёт в ресторане ошибается реже, когда списания, продажи, остатки и себестоимость связаны автоматически.

Если таблица уже заполнена, работа не пропадёт: в Dishment список сырья, техкарты и начальные остатки загружаются из того же файла через «Импорт из Excel» в Back Office. Столбцы программа распознаёт сама, а строки с ошибками показывает до загрузки.

Списание в программе: как это устроено в Dishment

В модуле «Склад и техкарты» списание — это отдельный складской документ. Честно расскажем, как он устроен, чтобы ожидания были правильными.

Продажа списывает сырьё сама. Каждый оплаченный заказ списывает сырьё по техкарте блюда. Отменённые позиции и заказы в учебном режиме склад не трогают.

Поэтому приготовленное и отменённое блюдо списывают вручную. Если люля-кебаб приготовили, а потом позицию отменили, мясо фактически израсходовано, но продажи не было, и система его не списала. Это работа для акта списания. В отчёте «Отмены» по каждой отмене видно причину, кто отменил и успело ли блюдо уйти на кухню, поэтому легко найти отмены, за которыми стоит реальная потеря продуктов.

Как провести списание:

1. В Back Office: «Склад» → «Документы» → «Новый документ» → «Списание».
2. Укажите дату, причину и при желании комментарий.
3. Добавьте сырьё и количество. Стоимость каждой строки по себестоимости считается сама, по средней закупочной цене точки.
4. Сохраните черновик или сразу нажмите «Провести». После проведения остатки меняются.

Один документ — одна причина. Поле причины относится ко всему документу. Порчу, питание персонала и бой проводите отдельными документами, тогда потом сразу видно, какая причина сколько стоила.

Проведённый документ не меняется. Ошибку отменяют: система создаёт документ отмены, который разворачивает все движения. Оба документа остаются в истории. Проводить документы могут только сотрудники с этим правом (по умолчанию менеджер и роли выше).

Отчёты. Отчёт «Расход сырья» за выбранный период показывает по каждому продукту отдельно: ушло в продажи, списано, разница инвентаризации и общий расход. Его можно выгрузить в CSV для бухгалтера. В истории движений каждого продукта видна каждая продажа и каждый документ с датой.

Минимальный остаток. Продукт, которого осталось мало, подсвечивается красным. Напрямую это списания не уменьшает, зато отучает заказывать «с запасом», а большая часть порчи берётся именно оттуда.

Потери на кассе (отмены после пречека, переоткрытые чеки, недостачи) отдельно находит модуль «Контроль краж и потерь».

Процент списаний: одна цифра для контроля

Длинный список списаний каждый месяц читать тяжело. Выберите один показатель и считайте его каждый месяц одинаково:

Процент списаний = себестоимость списаний ÷ себестоимость проданного × 100

Пример (условные цифры): за месяц кафе продало продуктов на 18 000 ₼ по себестоимости, а списало на 540 ₼. Процент списаний: 540 ÷ 18 000 × 100 = 3%. При выручке 60 000 ₼ в месяц это 0,9% выручки.

Затем разложите ту же сумму по причинам:

Решение видно сразу: 61% потерь — порча и просрочка, значит, начинать надо с объёма заказов и хранения, а не с выговора повару.

Не берите «норму» из интернета: в зависимости от концепции, меню и поставок цифры сильно различаются. Два-три месяца измеряйте свой показатель, потом поставьте цель и сравнивайте с ней каждый месяц. Разницу инвентаризации считайте отдельно: списание — потеря «объяснённая», разница — «необъяснённая», смешивать их в одну цифру нельзя. Как списания влияют на прибыль: рентабельность ресторана. А какие блюда вообще стоит держать в меню, покажет ABC-анализ меню.

Типичные ошибки

• Списывать по памяти в конце месяца. Что испортилось месяц назад, точно не помнит никто.
• Оценивать по цене меню. Потери «раздуваются», и цифре перестают верить.
• Списывать недостачу как порчу. Проблема прячется и в следующем месяце возвращается.
• Второй раз списывать нормальные потери при обработке. Они уже в техкарте.
• Не оформлять питание персонала. Четыре обеда в день — больше сотни порций в месяц.
• Превращать списание в инструмент наказания. Если за каждое оформленное списание удерживают из зарплаты, списания просто перестанут оформлять, а вы снова получите «необъяснённую» разницу.

Частые вопросы

Кто подписывает акт списания продуктов?

Минимум двое: тот, кто составляет акт (обычно повар или кладовщик), и тот, кто проверяет (менеджер смены). Для дорогих продуктов полезна третья подпись — владельца или директора. Официальную форму для бухгалтерии согласуйте с бухгалтером.

Где взять образец акта списания в Word или Excel?

Скопируйте таблицу выше и вставьте в Word или Excel: колонки уже готовы. Добавьте в шапку название заведения и строки для подписей, а список причин зафиксируйте заранее.

Как часто нужно делать списание?

Записи — в течение дня, акт — в конце каждой смены или дня. Сводный акт раз в неделю или раз в месяц теряет причины.

Чем списание отличается от разницы при инвентаризации?

Списание — это потеря с известной причиной, её оформляют, когда она случилась. Разница инвентаризации — расхождение без известной причины, которое выявил пересчёт. Первое показывает процесс, второе — контроль.

Хватит ли Excel для складского учёта?

Для небольшого кафе с одной точкой на старте — да. Но пока продажи не списывают сырьё автоматически, теоретический остаток придётся каждый раз считать вручную. Когда меню растёт или открывается вторая точка, программа экономит время. Условия модуля — на странице цен.

Информация актуальна на октябрь 2026 года и не является бухгалтерской или налоговой консультацией.