X-отчёт и Z-отчёт: в чём разница и как правильно закрывать смену в кафе

В конце смены кассир пересчитывает деньги, менеджер говорит «пробей Z», владелец утром просит фото Z-отчёта. Но какой именно Z? X-отчёт и Z-отчёт в ресторане — это минимум два разных документа: фискальный Z-отчёт контрольно-кассового аппарата (НКА) и сменный отчёт кассовой программы. Они решают разные задачи и не заменяют друг друга.

В статье разбираем, в чём разница между X и Z, как правильно открыть и закрыть кассовую смену и где искать, если деньги в кассе не сходятся.

X-отчёт и Z-отчёт: разница в одной таблице

Проще говоря: X-отчёт отвечает на вопрос «что было до этой минуты» и ничего не меняет. Z-отчёт закрывает смену и фиксирует итог. X можно снимать сколько угодно раз, например при смене кассира или перед вечерним наплывом.

Z-отчёт НКА и Z-отчёт кассовой программы — разные документы

Больше всего путаницы именно здесь.

Фискальный Z-отчёт НКА

НКА (онлайн-касса, e-kassa) — аппарат, который выдаёт гостю фискальный чек и связан с налоговым органом. Согласно буклету Государственной налоговой службы об онлайн-кассах, чеки e-kassa формируются с фискальным идентификатором, а данные передаются в информационную систему налоговой службы. У НКА своя смена: её открывают и закрывают в меню самого аппарата, а закрытие оформляется фискальным Z-отчётом.

Это юридический документ. Правила эксплуатации НКА утверждены решением Кабинета министров № 338 от 1 августа 2019 года. Когда и как закрывать смену на НКА, уточните в инструкции вашего оператора НКА и в официальных материалах Государственной налоговой службы. Здесь мы не утверждаем никаких сроков.

Чем НКА отличается от программы для ресторана, подробно разобрано в отдельной статье.

Итоги дня на банковском POS-терминале

У банковского терминала, который принимает карты, тоже есть свой итоговый отчёт за день: «сверка итогов», «закрытие дня» или тот же «Z-отчёт». Порядок определяет ваш банк. На терминалах, интегрированных с НКА, правила могут отличаться — это тоже уточните у оператора НКА и в банке.

Z-отчёт кассовой программы

Z-отчёт в программе для ресторана — управленческий. Он нужен не налоговой, а вам: что продали за смену, кто что вернул, сколько денег должно быть в кассе и сколько есть на самом деле. Это не фискальный документ, и он не заменяет Z-отчёт НКА.

Сверьте три отчёта

В конце смены потратьте минуту и сравните три цифры:

1. Карта: сумма «Карта» в кассовой программе должна совпасть с итогами дня на банковском терминале.
2. Наличные: продажи наличными в программе сверяются с наличными чеками на НКА.
3. Если не сходится: либо гостю не выдали фискальный чек, либо неверно выбран способ оплаты (наличные вместо карты или наоборот), либо возврат проведён только в одной системе.

Если эти три цифры сходятся каждый день, снижается и налоговый риск, и потери в кассе. О последствиях невыдачи фискального чека — в статье об НКА.

Открытие смены: размен и первая проверка

Смена всегда начинается с пересчёта.

1. Пересчитайте размен. Это сумма, которую держат в кассе для сдачи, например 150 ₼: купюры и монеты отдельно.
2. Внесите пересчитанную сумму в программу. Если есть расхождение с прошлой сменой, сразу скажите менеджеру, а не вечером.
3. Проверьте смену на НКА и банковском терминале. Работают ли аппараты, есть ли бумага и интернет.
4. Одна касса — один ответственный. Когда два кассира работают с одним денежным ящиком, найти, у кого расхождение, невозможно.

В течение дня: инкассация, расходы, возвраты

Деньги выходят из ящика и попадают в него только с записью.

• Внесение: принесли размен из сейфа? Проведите в кассе как «внесение».
• Изъятие и инкассация: к вечеру скопилось много наличных и 500 ₼ уносят в сейф? Это «изъятие» с указанием причины.
• Расход из кассы: заплатили пекарне 100 ₼ наличными? Проведите как расход: категория, кому и комментарий. Бумажный чек сохраните.
• Возврат: если гостю возвращают деньги, возврат проводится тем же способом оплаты. Возврат наличными за чек, оплаченный картой, — самая рискованная операция.
• X-отчёт: при смене кассира или перед вечерним наплывом снимите X и сравните деньги в ящике с ожидаемой суммой. Найти ошибку в 15:00 проще, чем в час ночи.

Закрытие смены: пересчёт, расхождение, Z

Сколько денег должно быть в кассе, считается так:

Ожидается = на начало смены + продажи наличными − возвраты наличными + внесения − изъятия

Пример (условные цифры):

Порядок закрытия:

1. Проверьте открытые столы: неоплаченных чеков быть не должно.
2. Пересчитайте деньги, не глядя на ожидаемую сумму, и только потом сравните. Так пересчёт честнее.
3. Внесите пересчитанную сумму в программу и закройте смену Z-отчётом.
4. Если есть расхождение, запишите причину в тот же день.
5. Закройте фискальную смену на НКА по правилам НКА.
6. Оставьте размен на следующую смену, остальное сдайте в сейф или банк.

Почему не сходится касса: 7 типичных причин

1. Неправильно дали сдачу. В час пик легко дать сдачу с 50 ₼ вместо 20 ₼.
2. Неверно выбран способ оплаты. Гость заплатил картой, а в кассе нажали «наличные», или наоборот. Карта не сойдётся с банком, наличные — с ящиком.
3. Не проведены расход или инкассация. Деньги унесли в сейф или отдали курьеру, а записи в кассе нет.
4. Возврат проведён только в одной системе. Гостю вернули деньги, а в программе возврата нет.
5. Неверно пересчитан размен. Утром записали «150», а в ящике было 130.
6. Чаевые взяли из ящика. Если чаевые, оставленные картой, забирают наличными из кассы, возникает недостача. Порядок с чаевыми договоритесь заранее.
7. Продажа не пробита. Худший вариант: гость заплатил, а заказа в системе нет. Тогда в ящике обычно остаются «лишние» деньги, которые потом «забирают». Такие схемы подробно описаны в статье о воровстве в ресторане.

Если у вас доставка, восьмая причина — наличные у курьеров: пока курьер не сдал деньги, их нет в ящике и в ожидаемую сумму они входить не должны.

Смены, X и Z в Dishment

В кассовой программе Dishment смена открывается и закрывается для каждой кассы отдельно. Новая смена предлагает в качестве начальной суммы ту, с которой закрылась прошлая. Внесения, изъятия и расходы из кассы (с категорией и «кому») проводятся прямо на кассе. Изъять больше, чем есть в кассе, программа не даст. Ошибочный расход менеджер исправляет, пока смена открыта, или удаляет с причиной: удалённый расход остаётся в списке зачёркнутым, видно, кто и почему его удалил.

X-отчёт можно напечатать в любой момент смены, а при закрытии смены Z-отчёт печатается сам. В обоих есть продажи, возвраты, скидки, обслуживание, чаевые, количество заказов и суммы по способам оплаты. В блоке «Наличные в кассе» — строки из этой статьи: на начало смены, продажи наличными, возвраты наличными, внесение, изъятие, ожидается, а в Z ещё пересчитано и расхождение. Каждое изъятие видно отдельной строкой со временем и получателем. По желанию в X и Z добавляются проданные блюда по категориям. С модулем Доставка отдельно показываются наличные, принятые от курьеров, и те, что ещё у курьеров.

X, Z, открытие и закрытие смены, внесения и изъятия — отдельные права, и каждое действие остаётся в журнале с именем сотрудника. В Back Office в отчётах Z-отчёт каждой смены, её чеки, внесения и изъятия открываются в один клик.

Dishment не является НКА и не печатает фискальные чеки: он работает рядом с НКА заведения. Фискальный чек и Z-отчёт НКА остаются на НКА.

Z-отчёт в Telegram

Не нужно начинать утро с ожидания фото Z-отчёта. С модулем Уведомления сразу после закрытия дня в Telegram приходят выручка, заказы, средний чек, способы оплаты, отмены и возвраты. Заведения и события для каждого получателя выбираются отдельно: владелец получает всё, управляющий филиалом — свой филиал.

Если не хотите следить за расхождениями вручную, модуль Контроль потерь сам находит недостачу при закрытии смены, возврат наличными за чек, оплаченный картой, и другие подозрительные случаи, а серьёзные сразу отправляет в Telegram.

Частые вопросы

Что такое X-отчёт?

Промежуточный отчёт в течение смены: показывает продажи до этой минуты и сколько денег должно быть в кассе, смену не закрывает. Снимать его можно сколько угодно раз.

Z-отчёт — это закрытие смены?

Да. Z-отчёт — итоговый отчёт смены, он её закрывает. Z-отчёт кассовой программы — управленческий документ, а фискальный Z-отчёт НКА — отдельный юридический документ.

Как часто нужно снимать Z-отчёт на НКА?

Следуйте правилам эксплуатации НКА и инструкции вашего оператора. Точное требование уточните у оператора или в Государственной налоговой службе.

Заменяет ли Z-отчёт программы Z-отчёт НКА?

Нет. Z-отчёт кассовой программы — внутренний отчёт. Фискальная смена НКА закрывается на НКА отдельно.

Как снять Z-отчёт на POS-терминале?

На банковском терминале это обычно называется «сверка итогов» или «закрытие дня» и есть в меню отдельной командой. Точный порядок задаёт банк, поэтому смотрите инструкцию банка, который установил терминал. Распечатав отчёт, сверьте сумму по картам с карточной строкой Z-отчёта НКА и кассовой программы.

Что значит «снять зэтку»?

На кассирском жаргоне это значит распечатать Z-отчёт на НКА и закрыть фискальную смену. После этого продажи в эту смену уже не пробиваются, следующая продажа попадает в новую смену.

Что делать, если в кассе излишек?

Излишек — тоже расхождение. Чаще всего причина в неверно выбранном способе оплаты или непробитой продаже. Не убирайте деньги «себе»: запишите расхождение и ищите причину.