Новогодние корпоративы: банкетное меню ресторана, цена на человека и подготовка

Для многих ресторанов декабрь — самый доходный месяц года. Компании ищут площадку для новогоднего корпоратива, залы бронируют за недели, кухня в один вечер работает на два банкета и полный зал. Но декабрь может стать и месяцем самых больших потерь: банкетное меню ресторана с ценой «на глаз», гостей в последний момент не 30, а 18, предоплата нигде не записана, баранина закончилась.

Эта статья — план подготовки для владельца и управляющего: когда начинать, как считать цену банкетного меню на человека, пример меню на 25 человек в манатах, что прописать в договоре, закупка на декабрь и порядок на кассе в вечер банкета. Все цены условные, подставляйте цифры своих техкарт.

Когда начинать: календарь

Корпоративный клиент решает в ноябре, поэтому меню и цены должны быть готовы в октябре.

Как строится цена банкетного меню на человека

Цена на человека состоит из пяти частей:

1. Еда. Себестоимость по техкартам и целевой процент фудкоста.
2. Напитки. Безалкогольный пакет (вода, компот, сок) включён в цену; алкоголь либо по барному прайсу по факту, либо пробковый сбор за свой алкоголь гостей.
3. Обслуживание. Если в ресторане есть сервисный сбор, его процент прямо прописан в договоре.
4. Зал. Минимальная сумма заказа за отдельный зал (не депозит, а «в этом зале заказ не меньше такой суммы»).
5. Дополнительно. Декор, музыка, торт — обычно согласуются отдельно.

Формула для еды: цена еды на человека = себестоимость на человека ÷ целевой фудкост. Целевой фудкост выбирайте по норме своего заведения; как его считать, мы разобрали в статье о фудкосте.

Банкетное меню ресторана: пример на 25 человек (в манатах)

Классический бакинский банкетный стол: холодные закуски, долма и кутабы, шах-плов, кебаб, фрукты, сладости и чай. Цифры условные, себестоимость посчитана по средним закупочным ценам.

Расчёт цены (пример):

• еда: 17,50 ₼ ÷ 28% = 62,50 ₼, округляем до 62 ₼;
• безалкогольный пакет: 6 ₼;
• на человека: 68 ₼, на 25 человек 1 700 ₼;
• если у вас есть сервисный сбор, например 10%: плюс 170 ₼;
• алкоголь: по барному прайсу по факту.

При такой цене себестоимость еды и напитков — 475 ₼, около 28% выручки. Теперь проверьте зал: если минимальный заказ за отдельный зал в пятницу вечером, скажем, 2 500 ₼, группа из 25 человек его не закрывает. Либо гостей должно быть больше, либо меню дороже, либо разница прописывается в договоре как плата за зал.

Предложите три уровня

Отправляйте клиенту не одно меню, а три: «Стандарт», «Праздничное» и «Премиум». Разницу создавайте блюдами: в «Премиуме» рыба, бараний чанах или торт; в «Стандарте» куриный кебаб и салаты попроще. Чаще всего выбирают средний вариант, поэтому лучшую маржу держите в нём.

Договор и предоплата

Банкетный договор выглядит бумажной формальностью, но в декабре именно он защищает деньги. В шаблоне должны быть пункты:

Как оформляется предоплата и какие документы выдаются корпоративному клиенту, уточните у бухгалтера. Брони и предоплаты ведите в одной таблице: дата, компания, контактное лицо, число гостей, меню, оплачено, остаток.

Закупка и склад на декабрь

Закупку считайте от броней: норма на человека × подтверждённое число гостей плюс 5–10% запаса. Пример для банкета на 25 человек:

Сведите все банкеты недели и давайте поставщику один заказ. В ноябре согласуйте цены на декабрь: мясо и овощи перед праздниками могут подорожать. Перед сезоном проведите инвентаризацию, чтобы остатки были точными: инвентаризация в ресторане. Для банкетных порций заведите отдельные техкарты, ведь порция банкетного плова может отличаться от порции в зале: технологическая карта блюда.

Вечер банкета на кассе

Хаос банкетного вечера обычно начинается на кассе: кто-то заказал ещё вина, кто-то хочет платить отдельно, кухня слишком рано отдала горячее. Правила:

1. Банкет — внутри меню. Отдельная категория или позиция «Банкет, на человека» с техкартой; тогда каждый проданный гость списывает продукты со склада.
2. Откройте заказ заранее. Объедините столы, укажите число гостей, назначьте ответственного официанта.
3. Отправляйте курсами. Холодные закуски — до прихода гостей, горячее — после тостов, десерт и чай — в конце. Кухня начинает курс по отправке с кассы.
4. Заказы сверх пакета — отдельно. Дополнительное вино и блюда — в тот же чек, но отдельными строками; если компания платит за пакет, а бар гости оплачивают сами, разделите чек.
5. Не забывайте про зал. Когда кухня загружена банкетом, поставьте долгие блюда основного меню в стоп-лист, чтобы обычный гость не ждал час.
6. Проверьте счёт перед закрытием. Совпадает ли число гостей с договором, учтена ли предоплата, верен ли сервисный сбор.

График персонала на декабрь

• Во второй половине декабря отпусков не даём; объявите это в октябре.
• Планируйте одного официанта на 15–20 банкетных гостей (зависит от меню и формата подачи) и отдельную команду на зал.
• Если нужны дополнительные сотрудники или официанты на неполный день, найдите и обучите их в ноябре.
• Порядок оплаты переработок и работы в нерабочие дни сверьте с бухгалтером, а нерабочие дни берите из официального производственного календаря.
• Перед каждым банкетом 10-минутный брифинг: меню, аллергии, тайминг, контактное лицо со стороны клиента.

Об оплате и мотивации официантов в напряжённые недели у нас есть отдельная статья: мотивация официантов.

После: сравните декабрь с прошлым годом

В первую неделю января выделите час и ответьте на вопросы:

• сколько было банкетов и какая средняя выручка на человека;
• насколько фактический фудкост отличается от плана (по инвентаризации);
• какой уровень меню выбирали чаще;
• сколько денег унесло сокращение гостей в последний момент;
• упала ли обычная выручка зала из-за банкетов.

Эти заметки — самый ценный материал для меню и договора следующего года.

Типичные ошибки

• Продавать меню по прошлогодним ценам. Если мясо и масло за год подорожали, старая цена на человека съедает маржу. Каждый сезон пересчитывайте техкарты.
• Не фиксировать число гостей. «Человек 30» — не договор. Пропишите дату финального подтверждения и то, по какому числу идёт оплата.
• «Безлимитный» алкоголь в пакете. Безлимит — самый непредсказуемый расход; считайте алкоголь либо с лимитом, либо по факту.
• Не вести банкеты отдельно. Когда выручка банкетов смешивается с выручкой зала, не видно, что из них приносит деньги.
• Забыть про гостей зала. Если в вечер банкета обычный гость ждёт час, в январе он не вернётся.

Банкетный сезон с Dishment

В Dishment банкетное меню строится на складе и техкартах: каждый проданный гость сам списывает продукты, видны себестоимость и маржа, при падении ниже минимального остатка приходит предупреждение. На кассе есть курсы и отправки, объединение столов, деление чека, сервисный сбор и стоп-лист. В модуле «Расширенные отчёты» можно сравнить выручку, средний чек и отмены двух периодов рядом. Брони и предоплаты в Dishment отдельной функцией не ведутся: держите их в договоре и бухгалтерии.

Частые вопросы

Что такое банкетное меню?

Это заранее согласованное фиксированное меню для группы: блюда, порции и цена на человека прописываются в договоре. В отличие от меню зала, гость не выбирает блюда за столом, стол накрывается одинаково для всех.

Как посчитать цену новогоднего корпоратива на человека?

Найдите себестоимость на человека по техкартам, разделите её на целевой процент фудкоста и добавьте пакет напитков. Затем проверьте минимальный заказ за зал и сервисный сбор. В примере выше себестоимость 17,50 ₼ превращается в цену 68 ₼ на человека.

Какой должна быть предоплата?

Общей нормы нет; выбирайте сумму, которая покроет закупку продуктов и риск отмены. Главное — прописать предоплату в договоре вместе с условиями отмены.

Что делать, если в последний момент гостей стало меньше?

Пропишите в договоре дату подтверждения финального числа, например за три дня до мероприятия. После этой даты оплата идёт по подтверждённому числу, потому что продукты уже закуплены и приготовлены.

Можно ли гостям приносить свой алкоголь?

Это правило ресторана. Многие разрешают это с пробковым сбором. Что бы вы ни выбрали, пропишите это в договоре заранее, чтобы не спорить вечером.